Dix étapes pour planifier un avenir post-COVID

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Au début de la pandémie du coronavirus, alors que les fermetures se succédaient au pays, les dirigeants et le personnel des organismes de bienfaisance se sont empressés à gérer « l’immédiat », les plans, les budgets et les communications.

Six mois plus tard, nous avons adopté une routine prudente. Mais que se passera-t-il ensuite?

Nous avons demandé aux dirigeants d’AFP Canada ce qu’ils proposaient pour que votre organisme se prépare à l’après-COVID.

Étape 1 — Revenir à l’essentiel

Le moment est venu de vous poser les questions les plus fondamentales au sein de votre organisme, selon Jane Potentier, CFRE, présidente élue de la Fondation canadienne pour la philanthropie de l’AFP.

« Première question : quelle est notre raison d’être? Il y a peut-être des choses qui étaient prioritaires il y a six mois, mais qui ne le sont plus aujourd’hui. Comment faire valoir que la mission est pertinente par rapport ce qui se passe dans le monde et qu’avez-vous besoin de faire dans le cadre des efforts de relance? »

« Pour l’instant, chaque organisme a atteint sa croisée des chemins et doit décider des prochaines étapes », affirme Paula Attfield, présidente d’AFP Canada. « Et les décisions seront aussi vastes et variées que les organismes de bienfaisance présents au pays. Mais derrière tout cela se cache un dénominateur commun incontestable : la durabilité. Comment pouvons-nous maintenir notre cause dans l’immédiat et dans les mois à venir, puis élaborer un plan à cet effet? Si nous ne répondons pas à cette question, notre organisme risque de disparaître. »

Étape 2 — Préparer un plan stratégique

Que votre organisme soit directement touché par la réponse à la COVID ou non, un plan stratégie sera essentiel au succès des organismes qui survivront à la pandémie.

« Ne pas planifier n’est pas une option », déclare Susan Storey, CFRE, actuelle présidente de la Fondation canadienne pour la philanthropie de l’AFP. « Quelle que soit la mesure dans laquelle votre organisme est touché par la pandémie, vos équipes devront repenser et modifier leurs plans pour l’avenir, et faire participer les dirigeants bénévoles et les donateurs. »

« Il est très important de mobiliser vos intervenants », ajoute Jane Potentier. « Les membres du personnel et du conseil d’administration, les donateurs, les entreprises et votre collectivité sont d’excellentes sources d’information pour bien comprendre les effets de la pandémie sur les gens et adapter vos priorités en conséquence. Écoutez-les et tirez des leçons de ce qu’ils vivent au quotidien. »

Étape 3 — Continuer à solliciter des dons

« Nos organismes doivent dire à la population qu’ils ont besoin de leur soutien financier maintenant plus que jamais », affirme Ken Mayhew, président élu d’AFP Canada.

« Dans des moments comme ceux-ci, devant autant d’incertitudes, nous savons que les dépenses publiques vont probablement diminuer pendant un bon bout de temps et, pour cette raison, nous avons besoin plus que jamais du soutien de nos donateurs. »

Les programmes de collecte de fonds doivent être variés pour assurer la durabilité. Une des leçons tirées de la crise financière de 2008 est que les organismes de bienfaisance qui ont diverses sources de revenus s’en sortent mieux.

« Vous devez continuer de grossir vos groupes de grands donateurs actifs et de donateurs mensuels », renchérit Susan Storey. « Ces sympathisants à votre cause sont ceux qui continuent généralement de vous soutenir, même quand les temps sont difficiles. »

Les organismes qui dépendent généralement du soutien des entreprises devront se pencher sur le concept de service essentiel, car les organismes se feront concurrence pour obtenir ces fonds. La capacité numérique demeurera une priorité. Les sites Web, les plateformes de médias sociaux et le courrier électronique joueront un rôle de plus en plus grand en collecte de fonds, car ils sont souvent le point d’entrée de nombreux donateurs.

Certains organismes qui étaient en campagne de financement ont interrompu leurs campagnes. D’autres ont redoublé d’efforts. « Peu importe l’étape où vous en êtes dans votre campagne, prenez du recul et procédez à une évaluation complète », précise Susan Storey. « Vous pourriez songer à véhiculer un message sur le concept de besoin essentiel. Le terme “essentiel” est un nouveau point de mire pour le monde, de sorte qu’il est primordial de pouvoir définir ce qui est essentiel pour votre organisme. »

Étape 4 — Considérer la crise comme une occasion à saisir

« La pandémie de COVID-19 s’est révélée un catalyseur qui a incité des organismes à essayer de nouvelles choses et à chercher des options pour opérer un changement à long terme », explique Jane Potentier. « Le travail en collaboration avec des partenaires communautaires a toujours porté ses fruits dans le passé. L’occasion est belle de collaborer autrement, de tenter de nouvelles expériences avec nos partenaires. »

Dans la nouvelle réalité actuelle, il semble également y avoir une ouverture pour défendre de manière convaincante les dépenses de fonctionnement. « Les grands donateurs, qui sont traditionnellement plutôt tournés vers les dons affectés à des fins particulières, font toujours preuve d’une grande volonté de participer », déclare Susan Storey.

« On voit poindre des occasions au milieu de cette période difficile », mentionne Ken Mayhew. « De nombreuses personnes qui n’étaient pas jusqu’à maintenant actives en philanthropie et dans leur communauté se mobilisent. Il faut trouver une façon de tirer profit de cette pandémie pour insuffler à nos sympathisants un sens plus fort et plus profond de don et de philanthropie. »

Étape 5 — Continuer à communiquer régulièrement avec les sympathisants

« Les contacts réguliers avec vos donateurs, en particulier avec ceux qui participent à votre programme de dons individuels ou de dons annuels, sont primordiaux », affirme Paula Attfield. « Ne négligez pas ces communications. Rappelez-vous plutôt que ces personnes sont habituées de recevoir de l’information de la part de votre organisme. Il est important de continuer à communiquer avec eux de manière authentique.

« Que votre organisme soit ou non sur le terrain à accomplir du travail en lien avec la COVID, poursuit-elle, veillez à ce que vos messages soient sensibles à la crise actuelle. Racontez des expériences que vous vivez et que vivent ceux que vous servez. Soyez honnête au sujet des conséquences de la pandémie sur les finances de votre organisme et la prestation des programmes et des services. Vos sympathisants voudront vous aider s’ils en ont les moyens. »

« Invitez vos donateurs à faire part de leurs points de vue sur la façon dont votre organisme peut renforcer sa résilience à la sortie de cette crise et dans les années à venir », poursuit Susan Storey.

« Une bonne intendance des donateurs demeurera cruciale et pourrait faire la différence entre conserver les donateurs actuels ou perdre de fidèles et de nouveaux sympathisants », ajoute Mme Attfield.

Étape 6 — Mobiliser les dirigeants bénévoles

« Le rôle central des bénévoles est un élément qui reste vrai dans toutes les activités de collecte de fonds », déclare Susan Storey. « Beaucoup d’organismes constatent que les membres du conseil d’administration participent davantage. Nous assistons à une transition au chapitre du sentiment de propriété des administrateurs à l’égard de la sauvegarde de leur cause et de leur organisme de bienfaisance. »

« La crise actuelle nous donne une occasion de nous réorienter et de préciser les conséquences de ne pas faire ceci ou cela », explique Ken Mayhew. « Ce processus de réinvention exige la participation des bénévoles. Ces derniers donnent de la vie au travail que nous accomplissons, notamment lors des campagnes de dons majeurs, des événements organisés par des tiers et des événements de prestige. On demande aux gens de prêter main-forte en temps de crise et la situation actuelle représente une occasion pour agir avec un sentiment d’urgence et une incidence que beaucoup n’ont jamais connus auparavant. »

Étape 7 — Renforcer vos équipes

« Au début de la pandémie, on avait l’impression que tout le monde avait été jeté dans la partie profonde de la piscine en leur demandant de trouver une façon de garder la tête hors de l’eau », souligne Jane Potentier. « Nous avons dû très rapidement nous adapter à de nouveaux modes de travail, y compris le travail à domicile et le grand virage vers les activités en mode numérique. Mais nous devons maintenant arrêter de faire du surplace et veiller à ce que nos organismes aient les bons outils et les bonnes équipes pour aller de l’avant, et à ce que nos équipes obtiennent la formation et le soutien dont elles ont besoin pour réussir dans le contexte actuel et au-delà. »

« La pandémie de COVID-19 a obligé de nombreuses équipes à modifier la façon dont elles s’entraidaient auparavant afin d’accomplir d’autres types d’activités », indique Susan Storey. « Par exemple, des équipes de collecte de fonds s’impliquent davantage dans la prestation des services de première ligne en raison de la demande découlant de la pandémie. La situation actuelle a fait en sorte que l’on assiste, dans de nombreux organismes, à une augmentation des croisements et des chevauchements entre les différentes équipes et fonctions. »

Mme Storey ajoute qu’il est important que les organismes de bienfaisance favorisent une culture organisationnelle où tout le monde a un rôle à jouer dans la prestation des services ou la mission de bienfaisance, ainsi que dans les activités de collecte de fonds ou la mission philanthropique.

« Les organismes qui sauront faire valoir la perspective collaborative de ces deux aspects de leur mission globale connaîtront une croissance », dit-elle.

Étape 8 — Favoriser le bien-être et l’engagement du personnel

« En cette période difficile, il est important que les dirigeants prennent des mesures spéciales pour protéger la santé mentale et assurer le bien-être de leur personnel », soutient Paula Attfield, ajoutant que si l’organisme est doté d’un programme d’aide aux employés, il faut consulter les responsables pour obtenir des conseils à cet égard. « Il existe aussi des outils et des ressources qui sont offerts gratuitement en ligne. »

« Il est également primordial de favoriser l’engagement du personnel », ajoute Susan Storey. « Il faut responsabiliser les membres du personnel, notamment s’ils travaillent de leur domicile; à mesure que les membres de l’équipe de collecte de fonds et les autres membres de l’organisme prennent conscience des rôles de chacun, les liens s’établissent entre eux, ce qui contribue à renforcer les relations internes. »

Étape 9 — S’attaquer à la gestion du changement

« Pendant que nous continuons à nous adapter cette nouvelle “situation anormale”, une des grandes questions que les organismes doivent se poser est de savoir comment faire en sorte que le changement tienne la route », explique Ken Mayhew. « La forme que cela prendra dépend de votre situation et de votre organisme; il n’y a pas de solution unique. »

Un des facteurs déterminants sur lequel peuvent s’appuyer les organismes et survivre, c’est la mesure dans laquelle les bénévoles, les membres du conseil d’administration, les champions et le personnel adhèrent à la nouvelle vision d’avenir de l’organisme.

« Si nous voulons demeurer viables et poursuivre nos activités, c’est une nécessité », poursuit M. Mayhew. « Cela peut sembler évident, mais en fait, lorsque le changement devient difficile, compliqué ou ambigu et que l’avenir est incertain, nous retrouvons nos vieilles habitudes et retournons à ce avec quoi nous étions à l’aise. Pas parce que nous ne savons pas rationnellement ce que nous devons faire, mais simplement parce que les habitudes et la peur du changement l’emportent parfois sur la logique. »

Étape 10 — Continuer d’apprendre

« Je crois que les professionnels en collecte de fonds doivent être des chefs de file au sein de nos organismes », affirme Jane Potentier. « Nul besoin d’occuper un poste de direction pour faire preuve de leadership. On peut le démontrer en ayant un esprit ouvert à l’apprentissage. Ne soyez pas timide. Soyez curieux! Faites preuve d’initiative, apportez des idées et faites part d’informations qui feront avancer les discussions et les actions. Testez de nouvelles idées. L’AFP dispose d’une multitude de ressources documentaires et d’excellentes études pour vous aider. Continuez à être présent et à réfléchir à la direction que doit prendre votre organisme. »

« Nous avons une réelle occasion de rehausser notre rendement en tant que professionnels en collecte de fonds et dirigeants du secteur de la bienfaisance. L’AFP peut vraiment vous épauler à cet égard, grâce à des programmes d’éducation de haut niveau pour notre propre perfectionnement professionnel, aux activités de défense des intérêts et au travail de relations gouvernementales que nous accomplissons au nom du secteur dans l’intérêt de nos organismes et de la société dans son ensemble », conclut Ken Mayhew.