Conozcan a su Consejo – ¡En serio! (1ª Parte)

¿Conoce a los miembros de su Consejo? ¿Qué sabe acerca de ellos? ¿Sabe dónde trabajan o de qué trabajo se jubilaron, y lo que hacen o hacían ahí? ¿Qué hay de otros puntos destacados de sus carreras o su educación? ¿Sabe en qué otras organizaciones están involucrados, ya sea como miembros del Consejo, voluntarios, o en otro rol? Entonces, ¿cuáles son sus intereses y pasatiempos o habilidades especiales, si las tienen? ¿Y qué hay de sus familias—qué sabe sobre sus parejas e hijos y sus intereses, escuelas, o trabajo?

¿Conoce sus antecedentes con su organización antes de que fueran seleccionados para el Consejo? ¿Fueron voluntarios o se beneficiaron de alguna otra forma de su organización? Y, lo que es muy importante, ¿hay alguna otra afiliación que tengan que pudiera causar un conflicto de intereses?

Los miembros del Consejo llegan a sus puestos a través de una diversidad de métodos. Pueden ser electos por otros miembros del Consejo o, sí se trata de una organización de socios, son elegidos por parte de ellos. O un pequeño comité pudiera seleccionarlos con ratificación del Consejo. Algunas veces los estatutos especifican grupos o categorías a las cuales recurrir en busca de miembros del Consejo. Y usted bien pudiera haber experimentado otras formas en que los miembros de un Consejo pueden llegar a las organizaciones.

Así que pregunto nuevamente: ¿Realmente conoce a los miembros de su Consejo? Es importante, ya que un Consejo en el que usted esté personalmente involucrado puede estar igualmente involucrado personalmente con usted y su organización, inspirando su procuración de fondos y ayudándole a alcanzar—y exceder—sus metas.

Para Poder Conocerlo a Usted
Una solución adoptada por muchas organizaciones con el fin de acercarse a los miembros de su Consejo es un formato breve que atiende las preguntas anteriores, con el propósito de recolectar información de su historial. No tiene que ser larga o complicada, sino bien hecha; puede ser una fuente esencial tanto para las operaciones de la alta dirección como para las de desarrollo.

Algunas organizaciones piden a los miembros potenciales del Consejo llenar un formato informativo que se entregará al grupo que tome la decisión final en cuanto a invitar o no a alguien para ser funcionario. Una vez que la persona es seleccionada y está en funciones, cada miembro del Consejo debe actualizar su formato de forma anual y también debe actualizar un acuerdo de confidencialidad/conflicto de intereses. Por supuesto, la información de estos formatos también debe mantenerse confidencial y compartirse solo con la alta dirección de áreas clave.

El formato informativo necesita incluir algunos detalles básicos tales como nombre completo, título, y jefe (actual o pasado, si se trata de una persona jubilada), el domicilio preferido para envíos de correo postal, el teléfono preferido, dirección de correo electrónico, persona para contacto de emergencia, y demás información esencial—como el año en qué se integró al Consejo. Cierta información, como la de contacto, servirá de ayuda directa a medida que desempeñen sus responsabilidades en el Consejo. Otros detalles, como la fecha de nacimiento, pueden ayudar añadir un toque personal para enviar tarjetas de felicitación firmadas por el personal correspondiente.

Como paso siguiente, el personal senior de desarrollo puede entonces basarse en este formato durante las juntas presenciales o a través de vídeo con los nuevos miembros del Consejo. ¿Cuáles son los fines de estas juntas? Primero, dan al miembro del personal de desarrollo una oportunidad para revisar los detalles del formato con el nuevo miembro del Consejo, como una manera para llegar a conocer a cada miembro del Consejo en un ambiente más informal, y también permite al personal de desarrollo la oportunidad para responder a cualquier pregunta que los miembros del Consejo pudieran tener. En segundo lugar, da al miembro del personal la oportunidad para explicar las operaciones de desarrollo, incluyendo los roles y responsabilidades del personal, su relación con el resto de la organización, las metas y métodos de procuración de fondos, y el involucramiento del Consejo en el desarrollo, tal como un comité del Consejo u otro Consejo con una función afín.

Más allá de estas áreas, el miembro del personal debe también preguntar qué atrajo al miembro del Consejo a la organización, cómo la persona ve la importancia de la organización y su misión, y lo que él o ella siente que son sus fortalezas y áreas de oportunidad. Escuchar estas respuestas y preguntas subsecuentes puede dar al miembro del personal un mejor entendimiento de cómo el miembro del Consejo piensa y responde a la información. Especialmente si usted mismo es un miembro nuevo de la organización y del personal de desarrollo senior, lleve a cabo este proceso con todos los miembros del Consejo.

Luego, muy probablemente usted vaya a interactuar con miembros del Consejo de forma continua en juntas de Consejo y juntas del comité referentes al desarrollo. El contexto más formal del pleno del Consejo por lo general restringe a los miembros del personal de desarrollo que vayan a reportar sobre un punto de la agenda. Las juntas de comité relativas al desarrollo también pudieran ser más formales, con un reporte de desarrollo seguido de los comentarios de los miembros del comité. O la junta del comité pudiera incluir a miembros del personal como socios, con debates considerables. Su conocimiento de cada miembro del Consejo basado en los formatos de información y sus juntas informales pueden ser recursos invaluables al platicar con los miembros de su Consejo en estos contextos.
 
La segunda parte se publicará la próxima semana.