Lo que me hubiera gustado que me dijeran al iniciar como procurador de fondos – 2ª parte

La semana pasada publicamos la primera parte de este artículo de Ivan Huffman, en donde nos comparte las lecciones clave que le hubiera gustado conocer al comenzar en la procuración de fondos. En esta entrega está la segunda parte de sus ideas prácticas para profesionales en todas las etapas de su carrera.

4. Compra las plumas y promocionales.

En mi puesto, gestiono la procuración de fondos, el desarrollo de negocios y el marketing, y los presupuestos están agrupados. Cuando los fondos son limitados, puede ser tentador contenerse, pero a veces gastar un poco más es la única manera de tener los materiales de marketing y folletos necesarios para un evento. Estos eventos hacen más que “crear conciencia”; educan a la comunidad sobre tu misión y el trabajo que realiza tu organización. Aquí aplica el viejo adagio de marketing: “hay que gastar dinero para ganar dinero.” Si no llegas preparado, no dejarás impresión, y sin impresión, la conversación nunca llega a quienes importan. Esa pluma, pulsera, nota adhesiva o clip para bolsa no es solo un recuerdo: es un iniciador de conversación. Sé la conversación. ¡Compra las plumas y promocionales!

5. ¡Di no!

Cuando comencé, decía que sí a todo—cada comida, cada evento, cada recepción, cada “lunch and learn”. Era joven; todavía lo soy, pero recién me había mudado a la ciudad y quería encajar. Tuve que darme cuenta rápido de que mi tiempo era valioso. Después de un “lunch and learn” específico, me di cuenta de que no tenía nada útil que reportar a mi equipo sobre cómo lo aprendido podía conectarse con nuestra organización. Fue en ese momento cuando entendí que asistir a todas las oportunidades educativas no nos beneficiaba. Aprender es maravilloso, pero debe marcar una verdadera diferencia. No todas las reuniones son necesarias. Tuve que aprender a administrar mi tiempo, analizar cuidadosamente a los donantes y encontrar a los que realmente tenían el deseo de dar. Encuentra el momento de decir no; los sí serán mucho más fáciles si lo haces.

6. Usa las herramientas.

¿No tienes herramienta CRM? ¿Ni de búsqueda de donantes? ¿Ni sistema de gestión de voluntarios? Estás dejando dinero sobre la mesa. Nuestro CRM cuesta $8,000 al año, pero se paga solo una y otra vez. Ya pasaron los días de notas en papeles dispersos. Vivo con nuestro CRM: organiza reuniones, agiliza interacciones y hace el trabajo manejable e incluso agradable. Las herramientas que usamos no son solo software; son extensiones de nuestras relaciones. Con frecuencia recurro a miembros del Board, socios comunitarios de confianza y otros cuando hablo de relaciones con donantes. Las personas en quienes confío con la información de donantes conocen a los donantes, entienden el contexto y me ayudan a hacer mejor mi trabajo cada día.

7. ¡Los comités son geniales, si los usas bien!

Cuando recién entras al sector sin fines de lucro, escucharás muchas opiniones. Un director de desarrollo me dijo: “Los comités apestan, odio usarlos.” Otro me dijo: “Vivo con mi comité, son todo lo que necesito para hacer mi trabajo.” Ambos tienen razón. Ambos están equivocados. Los comités son maravillosos, pero solo si se usan correctamente. Aquí algunos consejos rápidos para formar un gran comité:

• Mantenlo pequeño. Nunca utilizo un comité con más de 10 personas.
• ¡Asegúrate de que tú y el presidente del comité estén en la misma sintonía!
• Mantente en contacto con los miembros de tu comité.
• Gestiona las tareas de tus miembros. Los miembros “rebeldes” pueden ser un problema.
• ¡Prepárate para todo!

Cuando me incorporé al sector sin fines de lucro, pensé que me dedicaría solo a la procuración de fondos, pero como director de desarrollo me di cuenta de que debía estar preparado para preguntas que realmente no estaban en mi área. ¡Prepárate! Aprendí rápido que debía saber lo que ocurría en toda mi organización: cambios de personal, cambios en el Board, detalles de programas, etc. Tuve que entender que, para vender la organización, debía conocer todas sus partes.